Tässä yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016/EU) 13 ja 14 artiklojen mukaisessa tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Ruutuluotsi käsittelee pysäköinninvalvontatoimintaansa liittyviä henkilötietoja.
Ruutuluotsi
Osoite: PL 15, 33211 TAMPERE
Y-tunnus: 3219976-3
Sähköposti: info@ruutuluotsi.fi
Ruutuluotsi on Finnpark Pysäköinti Oy:n aputoiminimi.
Ruutuluotsi valvoo pysäköintiehtojen noudattamista yksityisillä pysäköintialueilla. Tässä toiminnassa Ruutuluotsi käsittelee pysäköintialueen käyttäjien ja pysäköityjen ajoneuvojen haltijoiden ja omistajien henkilötietoja. Henkilötietoja käsitellään pysäköinninvalvontatarkoituksissa, pysäköintioikeuksien voimassaolon varmistamiseksi, valvontamaksujen kirjoittamiseksi ja hallinnoimiseksi, maksujen käsittelemistä ja kirjanpitoa varten, reklamaatioiden käsittelemiseksi, asiakaspalvelun hoitamiseksi sekä palvelun kehittämiseksi ja tilastointia ja tietoturvan ylläpitoa varten.
Rekisterin sisältämistä tiedoista muodostettua anonymisoitua tietoa käsitellään myös koneoppimistarkoituksiin.
Henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, GDPR, 6 artikla 1 b -kohta) sekä asiakassuhteeseen taikka muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, GDPR, 6 artikla 1 f -kohta).
Käsiteltäviä henkilötietoja ovat ajoneuvoista otetut kuvat, ajoneuvojen rekisteritunnus ja ajoneuvon muut tiedot, pysäköinnin sijainti, pysäköintioikeuden kohde ja voimassaoloaika, valvontamaksujen peruste ja määrä, vapaamuotoiset selvitykset virheellisestä pysäköinnistä, tiedot asiassa tehdyistä toimenpiteistä ja viranomaisilta saadut/kerätyt tiedot.
Lisäksi reklamaatiotilanteissa käsiteltäviä henkilötietoja ovat reklamaation tekevän henkilön sekä ajoneuvon muun kuljettajan nimi, yksilöinti- ja yhteystiedot sekä reklamaatioasian käsittelytiedot ja asiakaspalvelutapahtumissa asiakaspalveluviestien sisältö. Käsiteltäviä henkilötietoja ovat myös rekisterinpitäjän verkkopalveluun kirjautuvien käyttäjien nimet ja sähköpostiosoitteet.
Rekisterin sisältämiä henkilötietoja saadaan pysäköinninvalvontaa suorittavilta pysäköinninvalvojilta, jotka kuvaavat pysäköityjä ajoneuvoja pysäköintioikeuden tarkistamista varten. Ajoneuvoja voidaan kuvata myös pysäköintikohteilla olevan automaattisen kameravalvonnan avulla. Ajoneuvojen rekisteritunnuksia käytetään pysäköintioikeuden tarkistamiseen alueella käytössä olevista pysäköinninhallinnan tai -maksamisen palveluista. Tarkistaminen suoritetaan ohjelmallisen kyselyn kautta, missä kuhunkin palveluun kyselyssä lähetettyä rekisteritunnusta vastaan saadaan vastaus pysäköintioikeuden voimassaolosta.
Virheellisesti pysäköityjä ajoneuvoja koskevat kuvatiedostot sekä mahdollinen vapaamuotoinen selvitys virheellisestä pysäköinnistä tallentuvat rekisterinpitäjän tietojärjestelmään.
Jos ajoneuvolla ei ole voimassa olevaa pysäköintioikeutta tai ajoneuvo on pysäköity muutoin virheellisesti, kirjoittaa pysäköinninvalvoja valvontamaksun. Valvontamaksutuloste jätetään ajoneuvon tuulilasille ja ajoneuvon käyttäjä voi siihen tulostunutta koodia käyttämällä kirjautua rekisterinpitäjän verkkosivustolle, jossa on mahdollista tarkistaa ajoneuvon virheellisestä pysäköinnistä tallennetut tiedot.
Valvontamaksutulosteessa sekä rekisterinpitäjän verkkosivustolla on ohjeet mahdollisia reklamaatioita ja asiakaspalveluyhteydenottoja varten. Reklamaatioiden ja muiden asiakaspalveluyhteydenottojen yhteydessä henkilötietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään.
Ellei valvontamaksua makseta eräpäivänä, siirtää rekisterinpitäjä valvontamaksua koskevat tiedot perintätoimistolle perintätoimia varten. Tässä yhteydessä perintätoimisto hakee ajoneuvon omistajan tai haltijan henkilötiedot ajoneuvon rekisteritunnuksen perusteella Traficomilta yhteystietojen ja sopimusrikkomusten selvittämiseksi.
Henkilötietoja luovutetaan pysäköinninhallinnan ja -maksamisen palveluita tuottaville palveluntarjoajille pysäköintioikeuden tarkistamista varten. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös pysäköintikohteen omistajalle tai haltijalle pysäköintioikeuksien tarkistamiseksi ja mahdollisten väärinkäytösten selvittämiseksi, rekisterinpitäjän järjestelmätoimittajille järjestelmätoimitusta varten sekä maksunvälittäjälle maksujen käsittelyä varten. Lisäksi maksamattomia valvontamaksuja koskevat tiedot luovutetaan kahden toimeksiantoperintänä lähetetyn perintäkirjeen jälkeen perintätoimistolle, joka tällöin ostaa valvontamaksut omiksi saatavikseen.
Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
Tilastollisia käyttötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille sellaisessa muodossa, jossa niistä ei voida tunnistaa yksilöllisiä henkilötietoja.
Henkilötietoja voidaan siirtää sellaisille rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti.
Rekisterinpitäjän käsittelemiä henkilötietoja säilytetään palvelimella Euroopan Unionin alueella. Jos henkilötietoja siirretään Euroopan Unionin/Euroopan talousalueen (EU/ETA) ulkopuolelle, esimerkiksi palveluntarjoaja sijaitessa EU/ETA:n ulkopuolella, tietojen siirto tapahtuu soveltuvien tietosuojasäännösten, kuten EU:n komission hyväksymien tietosuojan tason riittävyyttä koskevien päätösten puitteissa.
Henkilötietoja säilytetään vain käsittelyn tarkoituksen edellyttämä aika tai niin kauan kuin laki rekisterinpitäjältä sitä edellyttää.
Jos tietojen säilytysaikana ilmenee väärinkäytösepäilyjä, tai tietoja tarvitaan tuomioistuinkäsittelyä varten, säilytetään henkilötietoja kuitenkin niin pitkään, kuin epäilyjen selvittäminen sitä vaatii tai kunnes tuomioistuinasia on lainvoimaisesti ratkaistu ja saatavat peritty.
Anonymisoituja tietoja voidaan säilyttää toistaiseksi.
Rekisterin sisältämien tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuoja-asetuksen ja muiden tietosuojasäännösten säännöksiä ja periaatteita sekä viranomaisten määräyksiä ja hyvää tietojenkäsittelytapaa. Lisäksi rekisterinpitäjällä on käytössään tietoturvapolitiikka, jonka mukaisesti henkilötietoja käsitellään. Tietoturvapolitiikka määrittää ne periaatteet, joilla tietoja käsitellään ja kuinka tiedot on suojattu.
Rekisteriä ylläpidetään teknisenä tallenteena rekisterin ylläpitäjän tai tämän valtuuttaman tahon toimesta EU-/ETA-alueella. Rekisterin sisältämä sähköinen aineisto on talletettu tietokantoihin, joka on suojattu väärinkäytös- ja tunkeutumisyritysten estämiseksi palomuurein, salasanoin ja muilla yritystoiminnassa normaalisti käytössä olevilla eritasoisilla teknisillä ja sovellusratkaisuilla.
Sähköinen rekisteriaineisto sijaitsee kulunvalvonnalla suojatuissa, lukituissa ja valvotuissa tiloissa. Rekisterin käyttöä valvotaan käyttäjäkohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Rekisterinpitäjän henkilöstöllä on vaitiolovelvollisuus.
Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy omiin rekisterissä oleviin tietoihinsa veloituksetta kerran vuodessa. Tätä useammin tapahtuvasta tarkastusoikeuden käytöstä rekisterinpitäjä saa periä siitä aiheutuvan kohtuullisen ja välittömät kustannukset kattavan korvauksen. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee toimittaa rekisterinpitäjälle yllä mainituilla yhteystiedoilla. Ennen tietojen luovutusta rekisteröidyn henkilöllisyys tarkastetaan sen varmistamiseksi, että tietoja ei luovuteta muulle taholle kuin rekisteröidylle itselleen.
Jos rekisteröity havaitsee, että rekistereissä olevat henkilötiedot ovat virheellisiä, puutteellisia tai niitä on käsitelty rekisterin käyttötarkoituksen tai soveltuvan lainsäädännön vastaisesti, hän voi edellä mainittuja yhteystietoja käyttäen pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan, estämään, rajoittamaan tai poistamaan kyseiset henkilötiedot.
Jos rekisteröity havaitsee, että hänen EU:n tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksiaan on loukattu, on hänellä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille. Suomen kansallinen valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Lintulahdenkuja 4, 00531 Helsinki
p. 029 566 6700
tietosuoja@om.fi.
www.tietosuoja.fi
Rekisterinpitäjä kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi itsellään oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Henkilötietojen käsittelyä koskevien ajantasaisten tietojen saamiseksi rekisterinpitäjä suosittelee tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.